Mer tid med barnen: så byggde jag en AI som ringer om skolfrånvaro

Mer tid med barnen: så byggde jag en AI som ringer om skolfrånvaro

Häromdagen satt jag på ett av barnens föräldramöten och tänkte på allt som lärare förväntas hinna med. En sak som kom upp var samtalen till vårdnadshavare när ett barn inte har kommit och ingen har anmält frånvaro. Ett viktigt arbete, förstås. Men måste verkligen en lärare sitta och ringa runt för att få de första beskeden? Jag gick hem och byggde Närvarokollen, en fullt fungerande AI-prototyp som gör just det.

När skoldagen börjar finns det redan tillräckligt att göra

På mötet fick vi höra att man börjar ringa 20 minuter efter skolstart om en elev fortfarande saknas och inte är frånvaroanmäld.

Då ska någon hitta rätt telefonnummer, ringa, vänta på svar och ibland försöka igen. När man fått ett besked ska det också föras tillbaka till systemet. Samtidigt behöver resten av klassen hjälp med att komma i gång med skoldagen.

Min fru är mellanstadielärare och min mamma är pensionerad mellanstadielärare. Jag har därför fått en ganska god inblick i hur mycket av lärarvardagen som handlar om annat än pedagogiskt arbete.

Ibland gör det nästan ont att se. Det är så många små uppgifter som var för sig verkar rimliga, men som tillsammans äter upp tiden till barnen.

Just de här samtalen kändes som en väldigt bra uppgift för AI. Kontakta vårdnadshavaren, fråga var barnet är och återrapportera svaret. Låt sedan personalen ta hand om de situationer där deras uppmärksamhet faktiskt behövs.

Sonja ringer och frågar var barnet är

Närvarokollen har en panel där läraren markerar närvaro och ser vilka elever som saknas. Röstagenten heter Sonja. Hon presenterar sig som skolans AI-agent och frågar om vårdnadshavaren vet var barnet är.

I videon får hon hantera tre olika situationer:

  • Mira är hemma och sjuk. Familjen har glömt att anmäla frånvaron.
  • Leo är på väg och väntas komma om fem minuter.
  • Sams vårdnadshavare går inte att nå. Han markeras för manuell uppföljning.

Prototypen fungerar med riktig telefoni och uppdaterar panelen helt automatiskt. Sonja återrapporterar själv vad hon fått veta, så att läraren direkt kan se vilka besked som kommit in och vilka elever som behöver följas upp av en människa.

Se Närvarokollen i praktiken på YouTube.

Det är rätt häftigt att höra sin egen telefon ringa och få en AI-agent som faktiskt förstår svaren, ställer följdfrågor och håller ihop ett vanligt samtal. 😇

Snabbare besked handlar också om trygghet

Ju mer jag funderade på det, desto tydligare blev en annan poäng. Det handlar också om hur snabbt skolan kan upptäcka att ett barn faktiskt saknas.

Om samtalen kan starta parallellt 20 minuter efter skolstart skulle en stor del av skolans oanmälda frånvaro kunna vara hanterad efter bara några minuter. Någon är sjuk. Någon kommer snart. Någon svarar inte och behöver följas upp.

Personalen får snabbt en överblick och kan rikta sin uppmärksamhet dit den behövs.

Tänk en elev som cyklar till skolan och får punktering på vägen. Föräldern tror att barnet redan sitter i klassrummet. Skolan vet bara att eleven saknas. Ett tidigt samtal kan göra att föräldern upptäcker situationen och kan kontakta barnet eller ordna hjälp.

Det behöver inte vara dramatiskt för att snabb återkoppling ska vara värdefull. Ett barn som blivit stående på vägen ska helst inte behöva vänta medan skolan arbetar sig igenom en lång telefonlista.

Och om något allvarligare faktiskt har hänt kan de där minuterna betyda ännu mer.

Det är ju själva poängen med att höra av sig: att upptäcka glappet mellan förälderns förväntan och skolans verklighet.

Codex hjälpte mig från idé till fungerande system

Jag började med att beskriva situationen och hur jag ville att den skulle fungera. Codex hjälpte mig sedan att bygga panelen, servern, kopplingen till telefonin och själva röstagenten.

GPT Live från OpenAI sköter samtalet och Twilio gör det möjligt att ringa vanliga mobiltelefoner. Ljudet går mellan telefonen och AI:n i realtid, så att Sonja kan lyssna och svara under samtalets gång.

Hon kan också helt autonomt återrapportera till systemet vad föräldern berättat. Om Leo kommer om fem minuter syns det i panelen. Läraren behöver inte först lyssna på samtalet eller skriva av en sammanfattning.

Jag beskrev uppdraget, provade lösningen och gav återkoppling. Codex skrev koden, undersökte fel och genomförde ändringarna.

Det gick alltså att arbeta ganska naturligt: ”Nu frågar hon om samma sak igen”, ”det tar för lång tid innan hon svarar” eller ”nu måste hon faktiskt lägga på”.

Det är den möjligheten jag tycker är så spännande med Codex. Man kan utgå från ett konkret problem i vardagen och steg för steg bygga fram något som fungerar.

Telefonnumret krävde mer tålamod än väntat

Att ordna telefonin blev nästan ett eget litet projekt. Twilio ville veta en hel del om mitt företag, och jag hann fundera på hur många gånger man egentligen ska behöva skriva samma företagsuppgifter. 😅

Codex hjälpte mig genom inställningarna och kopplade telefonnumret till agenten.

Jag valde ett amerikanskt nummer eftersom det var den snabbaste vägen framåt för prototypen. Svenska telefonitjänster finns också, så valet av nummer behöver knappast bli det som stoppar en sådan här idé.

Det viktiga för mig var att få hela kedjan att fungera: telefonen ringer, föräldern svarar, Sonja förstår beskedet och läraren får tillbaka resultatet.

Ett samtal ska kännas som ett samtal

Mycket av arbetet handlade om hur Sonja skulle uppföra sig.

Hon skulle förstå sitt uppdrag och vara följsam. Om någon berättar att familjen är magsjuk passar det med lite medmänsklighet och en önskan om att de kryar på sig. Sedan kan samtalet avslutas.

Det ska inte krävas fem bekräftelser på att barnet är hemma. Man ska inte behöva prata på ett särskilt sätt för att AI:n ska förstå.

I Leo-samtalet får Sonja en rättelse och behöver ändra sin uppfattning. Hon följer upp hur lång tid det dröjer och får veta att han kommer om ungefär fem minuter. Precis den sortens flexibilitet som gör lösningen användbar.

Vi fick även arbeta med svarstiderna. Två sekunders tystnad när någon just har svarat i telefon känns förvånansvärt långt. Codex hjälpte till att förbereda AI-anslutningen medan telefonen ringde och justera starten.

Sedan hade vi den mycket svenska frågan om hur man avslutar ett samtal. Båda ska hinna säga hej då. Därefter ska Sonja lägga på, utan att få en ny tanke och fortsätta prata.

Små detaljer, men de påverkar hela upplevelsen.

Familjens största YouTuber fick hjälpa till

Min dotter Alice ställde upp som en lagom förvirrad vårdnadshavare i videon. Hennes kanal AliceStari34 har drygt 5 000 prenumeranter, så pappa har en bit kvar med sina AI-videor. 😁

Codex hjälpte även till med klippning, textning och sekvenserna som visar hur beskeden kommer tillbaka till panelen.

Det skulle gå att följa hela förloppet: ett barn saknas, ett samtal genomförs och personalen får ett besked att agera på.

Hur bygger vi det här och följer lagkraven?

Kommuner och andra offentliga verksamheter behöver förstås hantera GDPR, sekretess och ansvar ordentligt. Det arbetet behöver finnas med när sådana här lösningar tas fram.

Men jag önskar att inställningen oftare började i frågan: ”Hur skapar vi detta och följer alla lagkrav?”

Samla verksamheten, tekniken och den juridiska kompetensen kring ett konkret behov. Ta reda på vilken information som behövs, vem som ska få den och hur lösningen ska fungera i vardagen.

Vi har ett problem som tar tid från undervisningen och en teknik som kan hjälpa till. Då borde det finnas en stark vilja att hitta en fungerande väg framåt.

Key Takeaway

Med AI kan de första samtalen om skolfrånvaro ske snabbare, beskeden komma tillbaka automatiskt och oklara ärenden nå rätt person tidigare. Det ger både bättre överblick och mer tid till barnen. Närvarokollen visar hur nära den möjligheten redan är.

Vill du veta mer?

Jag har tidigare skrivit om AI och schemaläggning i skolan. Samma fråga återkommer i många verksamheter: vilka återkommande uppgifter tar tid från det människor egentligen är där för att göra?

För företag finns samma möjlighet att börja med ett tydligt behov och bygga praktisk AI som underlättar vardagen. Vill du utforska det i din verksamhet? Hör av dig till AIOlle om en workshop, föreläsning eller ett konkret arbetsflöde.